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Qualifizierte elektronische Signatur

Höchste Vertrauensstufe einer elektronischen Signatur nach der eIDAS-Verordnung.

Die Qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Vertrauensstufe einer elektronischen Signatur nach der europäischen eIDAS-Verordnung und wird im Vergaberecht für bestimmte rechtlich bedeutsame Erklärungen und Dokumente vorausgesetzt. Sie ist einer handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und dient dazu, die Identität des Unterzeichners sowie die Unverändertheit eines Dokuments zweifelsfrei nachzuweisen.

Rechtliche Grundlage

Die Anforderungen an elektronische Signaturen im Vergabeverfahren ergeben sich unter anderem aus § 53 VgV in Verbindung mit der eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014. Diese unterscheidet drei Vertrauensniveaus: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur, wobei nur die qualifizierte Variante durchgehend als vollwertiger Ersatz für die Schriftform anerkannt ist.

Wann eine QES erforderlich ist

  • Bei bestimmten verbindlichen Erklärungen im Rahmen der Angebotsabgabe, sofern der Auftraggeber dies in den Vergabeunterlagen ausdrücklich verlangt.
  • Bei Verpflichtungserklärungen Dritter, etwa im Rahmen einer Arbeitsgemeinschaft oder bei Eignungsleihe.
  • Beim Abschluss bestimmter Verträge, bei denen die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist.

Technische Voraussetzungen

Für eine qualifizierte elektronische Signatur benötigt der Unterzeichner ein qualifiziertes Zertifikat eines anerkannten Vertrauensdiensteanbieters sowie in der Regel eine Signaturkarte oder ein vergleichbares Sicherheitsmedium. Viele Vergabeplattformen bieten inzwischen auch cloudbasierte Signaturlösungen an, die ohne physische Signaturkarte funktionieren, aber dieselben rechtlichen Anforderungen erfüllen müssen. Wichtig ist, dass das eingesetzte Zertifikat von einem Vertrauensdiensteanbieter stammt, der in der EU-Vertrauensliste geführt wird, da nur solche Zertifikate als qualifiziert im Sinne der eIDAS-Verordnung gelten.

Häufige Fehler bei der elektronischen Signatur

  • Verwendung einer einfachen statt einer qualifizierten Signatur, obwohl die Vergabeunterlagen ausdrücklich eine QES fordern.
  • Abgelaufene oder nicht mehr gültige Zertifikate, die eine Signatur ungültig machen.
  • Fehlende rechtzeitige Beantragung eines qualifizierten Zertifikats vor Ablauf der Angebotsfrist.

Unterschied zu anderen Signaturformen

Neben der qualifizierten Signatur kennt die eIDAS-Verordnung auch die einfache elektronische Signatur, etwa ein eingescanntes handschriftliches Unterschriftsbild, sowie die fortgeschrittene elektronische Signatur, die zusätzliche technische Sicherungsmerkmale aufweist, aber ohne ein qualifiziertes Zertifikat auskommt. Für viele alltägliche Erklärungen im Vergabeverfahren reicht häufig bereits die fortgeschrittene Signatur oder eine einfache Textform aus; nur für ausdrücklich benannte, besonders bedeutsame Erklärungen verlangen Auftraggeber die qualifizierte Variante.

Ablauf der Signaturerstellung

Um ein Dokument qualifiziert elektronisch zu signieren, beantragt die unterzeichnende Person zunächst ein qualifiziertes Zertifikat bei einem zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter, wofür in der Regel eine persönliche Identifizierung erforderlich ist. Anschließend wird das Zertifikat entweder auf einer physischen Signaturkarte hinterlegt oder über eine cloudbasierte Signaturlösung genutzt. Beim eigentlichen Signieren bestätigt die Person die Erstellung der Signatur meist über eine PIN-Eingabe oder eine weitere Authentifizierung, wodurch das Dokument fälschungssicher mit der Identität der unterzeichnenden Person verknüpft wird.

Gültigkeit und Prüfbarkeit

Eine qualifizierte elektronische Signatur bleibt nur gültig, solange das zugrunde liegende Zertifikat zum Zeitpunkt der Signatur nicht abgelaufen oder widerrufen war. Auftraggeber und Vergabeplattformen können die Gültigkeit einer Signatur automatisiert über sogenannte Validierungsdienste prüfen. Bieter sollten deshalb insbesondere bei längeren Verfahren darauf achten, dass ihr Zertifikat auch zum tatsächlichen Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch gültig ist und rechtzeitig verlängert wird, da ein abgelaufenes Zertifikat die gesamte Signatur nachträglich ungültig machen kann.

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Leto AI zeigt Unternehmen zuverlässig an, ob und für welche Dokumente eine qualifizierte elektronische Signatur in einem konkreten Vergabeverfahren erforderlich ist, damit die notwendigen Zertifikate rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist vorliegen.