Submission

Die Submission bezeichnet im Vergabeverfahren den Termin, an dem die eingereichten Angebote der Bieter geöffnet werden. Der Begriff wird teils auch für die Angebotsabgabe selbst oder umgangssprachlich für die gesamte Ausschreibung verwendet.

Ablauf einer Submission

Bis zum Submissionstermin müssen Angebote verschlossen eingereicht werden – ihr Inhalt bleibt bis zur Öffnung geheim. Bei der Angebotsöffnung müssen mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers anwesend sein. Der Verhandlungsleiter prüft die Unversehrtheit der Umschläge, anschließend werden Name, Wohnort und Angebotspreis der Bieter verlesen und protokolliert.

Rechtliche Grundlage

Die Submission ist unter anderem in § 14 VOB/A geregelt – je nach Auftragswert im nationalen Bereich, im EU-weiten Bereich (§ 14 EU VOB/A) oder bei verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Ausschreibungen (§ 14 VS VOB/A). Vor dem Submissionstermin dürfen eingereichte Angebote von niemandem eingesehen werden.

Das Submissionsprotokoll

Der Ablauf der Submission wird schriftlich in einem Submissionsprotokoll (Niederschrift) festgehalten. Es enthält die verlesenen Ergebnisse, eventuelle Einwände der Anwesenden sowie Angaben zu Nebenangeboten. Nach Abschluss der Submission gilt weiterhin eine Vertraulichkeitspflicht für die Angebotsinhalte, bis über die Angebotswertung entschieden ist.

Unterstützung durch Leto AI

Leto AI unterstützt öffentliche Auftraggeber dabei, den Überblick über Angebotsfristen und Submissionstermine zu behalten und die eingereichten Angebote strukturiert für die weitere Prüfung und Wertung aufzubereiten.