Rahmenvertrag

Ein Rahmenvertrag (auch Rahmenvereinbarung) ist eine Vereinbarung zwischen einem oder mehreren Auftraggebern und einem oder mehreren Unternehmen, die für einen bestimmten Zeitraum die Bedingungen für künftige Einzelaufträge festlegt, ohne dass Menge oder genauer Zeitpunkt der einzelnen Abrufe von vornherein feststehen müssen. Er dient dazu, wiederkehrenden Beschaffungsbedarf effizient und ohne wiederholtes vollständiges Vergabeverfahren zu decken.

Rechtliche Grundlage

Rahmenvereinbarungen sind in § 21 VgV geregelt. Die Vorschrift legt fest, dass ein Rahmenvertrag höchstens vier Jahre laufen darf, sofern nicht besondere Gründe im Gegenstand des Auftrags eine längere Laufzeit rechtfertigen. Die eigentliche Vergabe des Rahmenvertrags selbst erfolgt nach den regulären Vorschriften eines Vergabeverfahrens.

Rahmenvertrag mit einem oder mehreren Unternehmen

• Wird der Rahmenvertrag mit nur einem Unternehmen geschlossen, kann der Auftraggeber Einzelaufträge direkt und ohne erneuten Wettbewerb abrufen, solange die Bedingungen des Rahmenvertrags eingehalten werden.
• Wird er mit mehreren Unternehmen geschlossen, muss der Auftraggeber für jeden Einzelauftrag meist einen sogenannten Miniwettbewerb zwischen den Rahmenvertragspartnern durchführen, bevor er den Zuschlag erteilt.

Vorteile für Auftraggeber und Bieter

Rahmenverträge reduzieren den administrativen Aufwand erheblich, da nicht jeder einzelne Bedarf ein vollständiges neues Vergabeverfahren durchlaufen muss. Für Bieter bedeutet ein abgeschlossener Rahmenvertrag eine gewisse Planungssicherheit über die Vertragslaufzeit, auch wenn die tatsächlich abgerufenen Mengen schwanken können. Gerade für Unternehmen, die regelmäßig ähnliche Leistungen für öffentliche Auftraggeber erbringen, kann ein Rahmenvertrag zudem die Kalkulation künftiger Kapazitäten erheblich erleichtern.

Abgrenzung zum Einzelauftrag

Während ein klassischer Einzelauftrag eine konkrete, abschließend definierte Leistung zu einem festen Zeitpunkt umfasst, regelt der Rahmenvertrag lediglich den Rahmen, innerhalb dessen künftige Einzelaufträge erteilt werden können. Der eigentliche Angebotsinhalt und die konkrete Leistungserbringung werden erst mit dem jeweiligen Einzelabruf verbindlich.

Beispiel aus der Praxis

Eine Kommune schließt mit drei Unternehmen einen Rahmenvertrag über die Lieferung von Büromaterial für die kommenden zwei Jahre ab. Sobald eine Verwaltungseinheit Büromaterial benötigt, führt der Auftraggeber einen kurzen Miniwettbewerb zwischen den drei Rahmenvertragspartnern durch und vergibt den jeweiligen Einzelauftrag an das wirtschaftlichste Angebot, ohne jedes Mal ein vollständiges neues Verfahren starten zu müssen.

Grenzen des Rahmenvertrags

Auch wenn ein Rahmenvertrag Flexibilität bietet, darf er nicht dazu genutzt werden, den ursprünglich vorgesehenen Beschaffungsbedarf beliebig auszuweiten. Auftraggeber müssen bereits bei der Ausschreibung eine realistische Schätzung des voraussichtlichen Gesamtvolumens angeben, da eine erhebliche Überschreitung dieser Schätzung im Nachhinein vergaberechtlich problematisch sein kann und im schlechtesten Fall als unzulässige Erweiterung des ursprünglichen Auftrags gilt.

Miniwettbewerb bei mehreren Rahmenvertragspartnern

Bei einem Rahmenvertrag mit mehreren Unternehmen legt der Auftraggeber üblicherweise bereits in den Vergabeunterlagen fest, nach welchen Kriterien der Miniwettbewerb für die Einzelaufträge ablaufen soll – etwa allein nach Preis oder nach einer Kombination mehrerer Kriterien. Diese Regeln müssen für alle Rahmenvertragspartner gleich und transparent gestaltet sein, damit auch innerhalb des Rahmenvertrags ein fairer Wettbewerb erhalten bleibt. Fehlt eine solche klare Regelung, kann dies im Streitfall dazu führen, dass die Vergabe einzelner Abrufe nachträglich angefochten wird. Auftraggeber sollten die Kriterien für den Miniwettbewerb deshalb bereits bei Abschluss des Rahmenvertrags so konkret wie möglich festlegen.

Unterstützung durch Leto AI

Leto AI hilft Unternehmen, Ausschreibungen für Rahmenverträge zu erkennen und die oft komplexen Bedingungen für Miniwettbewerbe verständlich aufzubereiten, damit Bieter auch nach Vertragsschluss keine Abrufmöglichkeiten verpassen.