Portalsuche in maximal einer Stunde statt drei bis vier Stunden am Tag

Das Unternehmen

Die Scherr+Klimke AG ist ein innovativer Generalplaner mit rund 170 Mitarbeitenden an drei Standorten. Das Unternehmen arbeitet interdisziplinär für Industrie (insbesondere Pharma und Biotech), Logistik, Handel, die öffentliche Hand und den Mittelstand. Alle Gewerke – von Architektur über Tragwerks-, Anlagen- und Logistikplanung bis hin zur Technischen Gebäudeausrüstung und Projektmanagement – werden inhouse abgedeckt. Lösungsorientierung, langjähriges Know-how, technische Kompetenz und hohes Engagement verbinden sich mit Kreativität, Empathie und dem Anspruch, nachhaltige Konzepte zu entwickeln.

Tania Gehring und ihr Team sind für die Akquisition verantwortlich, sie spricht über die Prozessoptimierung in der Ausschreibung mit LETO.

Branche: Generalplanung
Größe: Ca. 170 Mitarbeiter
Website: www.scherr-klimke.de

Scherr+Klimke nutzt LETO, um

• Alle relevanten Vergabeplattformen in einer Oberfläche zu durchsuchen
• Mit zahlreichen baurelevanten Suchprofilen gezielt nach Projekten aller Vergabestellen zu suchen
• Ausschreibungen systematisch zu bewerten, zu verfolgen und termingerecht zu bearbeiten
• Über den KI-Chat Fragen zu stellen und Zeit zu sparen (Antworten basieren auf den Angaben der Vergabestellen).

Ausgangslage

Früher mussten etliche Vergabeplattformen manuell durchsucht werden – ein großer zeitlicher Aufwand. E-Mail-Benachrichtigungen konnten im Arbeitsalltag leicht übersehen oder versehentlich gelöscht werden.

LETO bietet hier deutliche Vorteile: Alle Informationen werden an einem Ort gebündelt, gehen nicht verloren und können dauerhaft nachvollzogen werden. Zusätzlich ermöglicht die Kommentarfunktion eine transparente Kommunikation und den Austausch innerhalb der Bereichsgruppen direkt in der jeweiligen Ausschreibungsverfolgung.

Vorteile durch LETO

• Weniger verpasste Ausschreibungen dank zentraler Übersicht.
• Aktuelle Unterlagen: Alle Kollegen sichten Dokumente direkt online – immer die neueste Version der Vergabestelle, ohne Download.
• Zusammenfassungen: LETO fasst die wichtigsten Inhalte prägnant zusammen.
• Höhere Trefferquote und weniger unbrauchbare Bewerbungen.
• Kürzere Arbeitsabläufe durch eine einfache, übersichtliche Plattform.
• Zeitersparnis: Suche nach neuen Akquisemöglichkeiten reduziert sich von 3-4 Stunden auf maximal 1 Stunde.
• Digitale Zuordnung: Mitarbeiter und Prüfungen werden direkt in LETO zugewiesen – kurze Wege.
• Direkter Zugriff: Über 200 Quelldateien der Vergabeplattformen mit allen Dokumenten sind in LETO einsehbar und kommentierbar.

Einstieg mit LETO

Ein Probeabo überzeugte das Team. Nach der Entscheidung für ein Monatsabo wurde die Enterprise-Variante für eine konstante Nutzung gewählt.

Fazit & Empfehlung

• LETO bringt definitiv Zeitersparnis und mehr Effektivität. Eine klare Weiterempfehlung!
• Ideen und Anregungen für die Benutzeroberfläche wurden direkt mit dem LETO-Team besprochen – einige, wie spezielle Suchfilter, wurden bereits umgesetzt. Die Plattform ist nutzerfreundlich, die Kommunikation direkt, und Rückmeldungen erfolgen zeitnah.

Stimmen aus dem Interview

Vor der Entscheidung hat das Team Leto auf die Probe gestellt und parallel zu den alten Portalen betrieben: „Wir haben wirklich täglich verglichen und gesagt: Jawohl, da tauchen tatsächlich all diese Projekte auf, die wir bisher über die einzelnen Plattformen gefunden haben. Das war für uns die Bestätigung: Ja, es funktioniert.“

Auch der Einstieg war unkompliziert: „Es ist wirklich selbsterklärend. Es musste sich da keiner großartig ein Tutorial runterladen und sagen, wie geht es denn jetzt. Es ist einfach zu händeln.“

Das Fazit von Tania Gehring fällt deutlich aus: „Die Effektivität war einfach schlecht. Das hat sich jetzt enorm verbessert. Das insgesamte Handling: einfach, schneller, effektiver, einfacher.“ Und ihre Empfehlung an die Branche: „Ich denke, es ist für alle Büros, die sich an öffentlichen Ausschreibungen beteiligen wollen, einfach gut. Einfach ausprobieren, selber Erfahrung sammeln, die Testphase gibt es ja dafür.“