Zwei Aufträge im ersten halben Jahr und die Ausschreibungssuche als tägliche Morgenroutine

Überblick

Michael Schwarze ist Architekt und Geschäftsführer der Bergstermann + Dutczak Architekten Ingenieure GmbH in Dortmund: „Wir machen alles an Architektur außer Wohnungsbau, und ein Schwerpunkt sind Krankenhausbauten und damit verbunden auch Forschungsbauten für Universitäten, also Laborbau.“ Das Büro sitzt mit 23 Mitarbeitenden in der Dortmunder Innenstadt und arbeitet seit einem halben Jahr mit Leto.

Der alte Prozess

Die Ausschreibungssuche lag lange bei einem der Partner: „Es hat der Partner lange Zeit systematisch gemacht, und seitdem er sich zurückgezogen hat, guckt jeder mal so ein bisschen nach, aber in ganz unregelmäßigen Abständen.“ Mit dem Blick auf die Portale war es dabei nicht getan: „Es ist ja nicht mit dem ersten Schritt getan zu gucken, was gibt es für Ausschreibungen, sondern dann gibt man das weiter an das Sekretariat, die meldet das an bei den Vergabemarktplätzen, dass man die Unterlagen runterladen kann.“

Die Sichtung selbst kostete Zeit: „Bis man die Unterlagen durchgeforstet hat, das dauert dann pro Verfahren zwei Stunden oder eine Stunde, je nachdem, wie es aufbereitet ist.“ In Summe: pro Woche ein halber Tag Arbeit, aufgeteilt zwischen ihm und dem Sekretariat. Das Nervigste daran? „Die Zeit einfach, die man damit verbringt. Deswegen hat man es dann auch nicht regelhaft gemacht. Tagesgeschäft geht vor, und dann guckst du halt, wenn man die Zeit dafür hat.“ Die Folge waren verpasste Chancen: Ausschreibungen, bei denen die Bewerbungsfrist schon zu kurz war. „Nur noch drei Tage schafft man nicht. Als Generalplaner-Ausschreibung kriegt man in so einer Zeit kein Team zusammen.“

Der Einstieg mit Leto

„Die Vorteile, die sich da abzeichneten, das schien plausibel, das auszuprobieren. Wir waren tatsächlich ein bisschen skeptisch, ob das jetzt wirklich funktioniert und ob dann auch die Dinge gefiltert werden.“ Überzeugt hat ihn am Ende die Aufbereitung: „Die wesentlichen Dinge sind zusammengefasst in der Übersicht zum Projekt, und man kann das viel schneller weiter besprechen im Büro: Nehmen wir teil oder nehmen wir nicht teil.“

Leto im Alltag

Heute ist die Suche fester Teil des Morgens: „Das ist jetzt die Morgenroutine. Neben dem Anmelden in der Bürosoftware gucke ich anschließend, was ist an Ausschreibungen da. Und kann da wirklich schnell entscheiden: Da müssen wir dranbleiben, oder das laden wir runter und bearbeiten das.“ Sein Urteil: „Da brennt dann auch nichts mehr an.“ Dass die Entscheidung sofort fällt, ohne erst über die Vergabemarktplätze die Unterlagen runterzuladen: „Das ist echt ein super Vorteil.“

Auch bei unklaren Ausschreibungen hilft das System: „Was ich auch richtig super finde, ist, dass man dann auch noch mal nachfragen kann, die KI. Manchmal sagen die nur: Die Aufgabe ist Objektplanung. Aber was ist denn konkret das Bauvorhaben?“ Gefundene Verfahren gibt er direkt im Büro weiter an die Kollegin, die die Anmeldung bei den Vergabestellen übernimmt. Und wo früher Hinweise von Generalübernehmern kamen, findet er heute selbst: „Ich finde eben auch Dinge und kann das weiterschicken und sagen: Hier, habt ihr das gesehen?“

Das Ergebnis

Den Effekt kann Michael Schwarze beziffern: „Ohne Leto wären uns sicherlich 30 bis 40 Prozent der Ausschreibungen vorbeigegangen, weil wir einfach nicht kontinuierlich drangeblieben sind.“ Und es bleibt nicht bei der Übersicht: „In einem halben Jahr waren das zwei konkrete Aufträge. Den dritten erwarten wir jetzt gerade.“ Insgesamt hat sich das Geschäft spürbar verändert: „Dieses ganze Akquisitionsthema hat wesentlich mehr Drive.“ Der morgendliche Blick in die passenden Ausschreibungen? „Macht eigentlich fast schon Spaß.“

Die Ergebnisse im Überblick:

• Zwei konkrete Aufträge im ersten halben Jahr, ein dritter in Aussicht
• 30 bis 40 Prozent der Ausschreibungen wären ohne Leto unbemerkt geblieben
• Statt einem halben Tag pro Woche eine kurze tägliche Morgenroutine
• Keine zu spät bemerkten Fristen mehr: sofort entscheiden statt Unterlagen forsten

Fazit und Empfehlung

Zurück zum alten Prozess? „Ich hätte da keinen Nerv, wieder zurück und dann das Mühsame raussuchen. Das hat ja jeder beklagt, das ist einfach unendlich nervig.“ Sein Fazit ist eindeutig: „Wenn man öffentliche Aufträge bekommen will, braucht man so ein Programm wie Leto.“ Und obwohl Leto für ihn ein Wettbewerbsvorteil ist: „Im Kollegenkreis würde ich das empfehlen.“