Zwei Zuschläge und bis Ende Juli so viele Teilnahmen wie im ganzen Vorjahr

Überblick

Die Bastmann I Zavracky GmbH sitzt in Rostock: „Wir sind Objektplaner, also Architekten und Generalplaner und sind in vielen verschiedenen Bereichen unterwegs, bundesweit, von Wohnungsbau bis sicherheitsrelevante Bauten und auch hochtechnische Sachen.“ Anja Leppin gehört zum Assistenzteam des Büros: „Eine meiner Aufgaben ist, neue Ausschreibungen zu finden, uns daran zu beteiligen und die weiteren Stufen zu begleiten, wenn wir weiterkommen.“ Seit Februar arbeitet sie mit Leto.

Der alte Prozess

Vor Leto lief die Suche über viele einzelne Plattformen: „Also war man auf zehn Portalen mindestens unterwegs, um möglichst alles, was für uns interessant ist, zu sehen und zu sichten.“ Die eigentliche Arbeit begann danach: „In der Regel musste man auf das Portal richtig in die Ausschreibung rein, und um seine Entscheidungsparameter überhaupt zu Gesicht zu bekommen, musste man oft die Vergabeunterlagen runterladen und darin suchen. Jedes Mal eine andere Struktur, jedes Mal stehen die Kosten an einer anderen Stelle.“

Der Zeitaufwand: „Nur fürs Durchsuchen und Entscheiden täglich eine Stunde auf jeden Fall.“ Und trotzdem blieb die Unsicherheit: „Ich möchte gar nicht wissen, wie viele Ausschreibungen uns entgangen sind, auf die wir nicht im Nachhinein aufmerksam geworden sind. Einfach, weil es uns nicht vor die Füße gefallen ist.“ Ihr Urteil über diese verpassten Gelegenheiten: „Das sind Chancen, die vertan sind.“

Der Einstieg mit Leto

Anfang des Jahres war das Büro bereits am Thema KI interessiert, Anja Leppin schaute sich die Demo an und verglich den Markt: „Ich war auch mit zwei, drei anderen Konkurrenten von euch unterwegs und habe mich dann für euch entschieden.“ Den Ausschlag gab das Zusammenspiel aus Produkt und Betreuung: „Ihr habt das Rennen gemacht, weil der Kontakt mit euch einfach sehr vertrauensbildend war.“ Die Software selbst machte es ihr leicht: „Ich bin schnell vorangekommen. Ich habe die Buttons schnell gefunden. Das war intuitiv.“

Der Praxistest kam früh: Zu Beginn der Testphase ging sie in den Urlaub und übergab Leto an zwei Kolleginnen. „Daran habe ich gemerkt, dass die Oberfläche wirklich easy ist und intuitiv, weil ich es ihnen zum einen leicht erklären konnte und sie es auch sofort umsetzen konnten. Also mich hat im Urlaub keiner gefragt: Du, ich komme damit nicht zurecht.“

Leto im Alltag

Heute geht Anja Leppin täglich in Leto, mit bewusst offen gehaltenen Suchen zu Generalplanung und Objektplanung und 20 bis 40 neuen Ergebnissen pro Tag: „Ihr macht es mir sehr leicht, mit gewissen Parametern, was Entfernung, Bauvolumen und überhaupt welche Leistungsbereiche abgefragt sind, ganz schnell zu entscheiden: Ist es ein Ja oder ein Nein.“ „Die Entscheidung für oder dagegen kann ich in Sekunden treffen.“ Zwei, drei Ausschreibungen pro Tag wandern in die Verfolgung, dann kommt die zweite Stufe: „Und dann gucke ich mir eure KI-ausgewerteten Daten an, die ja immer der gleichen Struktur folgen.“

„Euer System hat einfach unheimlich Speed reingebracht, diese Entscheidung zu treffen.“ „Diese erste Entscheidungsstufe ist in fünf Minuten wahrscheinlich erledigt. Und alles, was heute rauskam und irgendwie passen könnte, habe ich gesehen. Das ist sehr befriedigend.“ Für sie zählt vor allem eins: „Das ist der größte Vorteil für mich, dass ich über sehr viele Ausschreibungen sehr schnell entscheiden kann.“

Auch die Geschäftsführung ist eingebunden, ganz klassisch auf Papier: „Ich kann diese PDF-Übersicht drucken. Die hat nie mehr als fünf Seiten. Und da kann ich dann gleich Vorschläge drauf machen.“ Und beim Papierkram der Anträge hilft inzwischen die KI: „Ich war fasziniert, als ich gesehen habe, dass diese KI 250 Formularfelder ausgefüllt hat. Man muss immer vier Stunden mindestens einplanen, nur für den Papierkram, wo man immer wieder die gleichen Sachen eintippt.“

Das Ergebnis

Der Effekt zeigt sich in den Zahlen: „Ende Juli werden wir genauso viele Teilnahmen schon haben wie das ganze letzte Jahr.“ Letztes Jahr waren es 42 Teilnahmen, Ende Juli stand das Büro bereits bei 38. Und die Qualität der Entscheidungen stimmt: „Es kommt heute extrem selten vor, dass ich mich für eine Ausschreibung für unser Büro entscheide und quasi beim Ausfüllen der Unterlagen erst merke: Hier ist der Haken, ich will das doch nicht machen.“

Vor allem aber wird gewonnen: „Wir haben in diesem Jahr schon zwei Zuschläge erhalten, und eine Großzahl an Ausschreibungen ist in der Pipeline, wo wir Erstangebote abgegeben haben.“

Die Ergebnisse im Überblick:

• Zwei Zuschläge in diesem Jahr, weitere Erstangebote in der Pipeline
• Bis Ende Juli so viele Teilnahmen (38) wie im gesamten Vorjahr (42)
• Erste Entscheidungsstufe in rund fünf Minuten statt täglich einer Stunde nur fürs Durchsuchen
• Ein Tool statt rund zehn Portalen: noch keine Lücke im Portalangebot gefunden

Fazit und Empfehlung

„Ich liebe es, nur ein Tool zu haben und ein gutes Gefühl zu haben, dass das alles abdeckt, dass mir nichts mehr durch die Maschen rinnt.“ Zurück zum alten Prozess? „Es wäre unvorstellbar für mich, wieder zurückzumüssen.“ Ihr Fazit: „Leto ist die perfekte Assistenz für jemanden, der Ausschreibungen macht.“

Wem sie Leto empfiehlt? „Ich würde es jedem empfehlen, der mit Ausschreibungen zu tun hat und Aufträge sucht.“ Und für alle, die noch überlegen: „Zöger nicht, mach die Testphase, und dann brauchen wir nicht weiter drüber reden, weil du dann auch überzeugt bist.“