Verhandlungsverfahren

Das Verhandlungsverfahren ist eine Verfahrensart für öffentliche Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte. Nach § 119 Abs. 5 GWB wendet sich der öffentliche Auftraggeber dabei mit oder ohne Teilnahmewettbewerb an ausgewählte Unternehmen, um mit einem oder mehreren von ihnen über die Angebote zu verhandeln. Anders als im offenen Verfahren dürfen Angebote hier also inhaltlich besprochen und verbessert werden.

Wann ist das Verhandlungsverfahren zulässig?

Das offene und das nicht offene Verfahren stehen dem Auftraggeber frei zur Wahl. Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ist nach § 14 Abs. 3 VgV nur in bestimmten Fällen erlaubt, nämlich wenn

• verfügbare Lösungen erst angepasst werden müssen, um den Bedarf zu decken,
• der Auftrag konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst,
• der Auftrag wegen seiner Art, Komplexität oder seiner rechtlichen und finanziellen Risiken nicht ohne Verhandlungen vergeben werden kann,
• die Leistung nicht mit ausreichender Genauigkeit beschrieben werden kann oder
• in einem offenen oder nicht offenen Verfahren keine ordnungsgemäßen oder nur unannehmbare Angebote eingegangen sind.

Für das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gelten deutlich engere Voraussetzungen.

Ablauf mit Teilnahmewettbewerb

1. Bekanntmachung: Der Auftraggeber fordert öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf.
2. Teilnahmewettbewerb: Unternehmen weisen ihre Eignung nach. Die Teilnahmefrist beträgt mindestens 30 Tage.
3. Auswahl: Der Auftraggeber wählt die Bewerber aus, die ein Angebot abgeben dürfen. Begrenzt er die Zahl, müssen es mindestens drei sein.
4. Erstangebote: Die ausgewählten Unternehmen reichen ein Erstangebot ein, die Frist dafür beträgt mindestens 30 Tage.
5. Verhandlungen: Verhandelt wird über die Erstangebote und alle Folgeangebote mit dem Ziel, sie inhaltlich zu verbessern.
6. Endgültige Angebote und Zuschlag: Der Auftraggeber setzt eine einheitliche Frist für die endgültigen Angebote, wertet sie und erteilt den Zuschlag.

Was verhandelt werden darf

Verhandelt werden kann grundsätzlich über den gesamten Angebotsinhalt, etwa über Leistungsumfang, Termine, Vertragsbedingungen und Preis. Nicht verhandelbar sind die Mindestanforderungen und die Zuschlagskriterien, die der Auftraggeber in den Vergabeunterlagen festgelegt hat. Über die endgültigen Angebote wird nicht mehr verhandelt. Der Auftraggeber muss alle Bieter gleich behandeln und darf vertrauliche Informationen eines Bieters nicht an andere weitergeben. Die Verhandlungen können in mehreren Phasen geführt werden, um die Zahl der Angebote schrittweise zu verringern.

Zuschlag ohne Verhandlung

Der Auftraggeber kann den Auftrag bereits auf Grundlage der Erstangebote vergeben, wenn er sich das in der Bekanntmachung vorbehalten hat. Für Bieter heißt das: Das Erstangebot sollte nie als bloßer Gesprächseinstieg kalkuliert werden.

Bedeutung für Planungsbüros

Architekten- und Ingenieurleistungen werden in der Regel im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb oder im wettbewerblichen Dialog vergeben. Für Planungsbüros ist das Verhandlungsverfahren deshalb der Normalfall: Zuerst entscheiden Referenzen und Qualifikation des Teams über die Zulassung, danach das Honorarangebot und häufig eine Präsentation des Projektteams.

Unterhalb der Schwellenwerte

Unterhalb der EU-Schwellenwerte heißt die vergleichbare Verfahrensart bei Liefer- und Dienstleistungen Verhandlungsvergabe und ist in der UVgO geregelt. Bei Bauleistungen spricht die VOB/A von der freihändigen Vergabe.

Tipps für Bieter

• Im Teilnahmeantrag genau die Referenzen einreichen, die zu den Auswahlkriterien passen.
• Das Erstangebot vollständig und wettbewerbsfähig abgeben.
• Verhandlungstermine vorbereiten: Welche Punkte sind verhandelbar, wo liegt die eigene Grenze?
• Fristen für Folgeangebote und das endgültige Angebot im Blick behalten.

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