Suchzeit halbiert und einen Großauftrag mit der ersten Abgabe gewonnen

Überblick

André Hellbusch Architekten sitzt im schönen Winterhude in Hamburg: fünf bis sechs Mitarbeiter, spezialisiert auf Feuerwehr- und Polizeibauten, dazu Verwaltungsbau und Fassadensanierung, „im Prinzip der ganze Hochbaubereich“. Auftraggeber ist die öffentliche Hand, mit sehr guten Referenzen gerade in Hamburg: „Da haben wir sehr viel für die Stadt Hamburg im Bereich Polizei und Feuerwehr planen und ausführen dürfen.“

Der alte Prozess

Vor Leto lief die Akquise über vier bis fünf einzeln abonnierte Plattformen: „Wir mussten jeden Tag in die Plattform reingehen, um die VgV-Verfahren nicht zu verpassen. Da gab es keinen Hinweis: Hallo, hier bin ich, da ist was Neues am Markt. Das gab es nicht.“ Die Konsequenz: „Man musste immer jemanden abstellen und sagen, guck bitte mal rein, ist da irgendwas aktiv, um dann auch die Angebotsfristen nicht zu verpassen.“ Rund eine halbe Stunde am Tag ging allein für das Reingucken drauf. Und was auf anderen Plattformen lief, blieb unsichtbar: „Portale ganz weit im Süden, in Bayern oder Baden-Württemberg, da haben wir gar nichts von gewusst.“

Der Einstieg mit Leto

Den Ausschlag gaben am Ende zwei Dinge. Die Reichweite: „Die Überzeugung war letztendlich, dass Leto in der Masse Zugriff auf über 200 Portale hat. Und das ist wirklich schon eine geile Nummer.“ Und die Kosten: „Ich fange Gespräche immer ganz gerne von hinten an, was kostet mich das? Ich habe ganz schnell festgestellt und hochgerechnet, dass Leto nicht wesentlich teurer ist und sich mit den Portalen, die wir hatten, fast deckt. Und dann haben wir gesagt: Okay, dann machen wir das.“ Die Einarbeitung war kein Hindernis: „Wenn man sich da mal einen Tag mit auseinandersetzt oder auch nur eine Stunde, dann ist man eigentlich schnell drin.“

Leto im Alltag

Heute läuft die Bewerbung fast im Alleingang beim Büroinhaber: „Ich kann sehr stark sondieren und sagen: Das wollen wir, das wollen wir nicht, das passt zu uns.“ Das Wichtigste ist für ihn die sofortige Erkennbarkeit eines Projekts: „Bei uns ist der erste Blick auf die Kosten, weil ich dann sofort sagen kann, ob das für uns wirtschaftlich ist oder nicht. Dann geht es weiter in die Referenzen, was abgefordert wird. Wenn das auch passt, kann ich sofort entscheiden: Das wird runtergeladen, wir kümmern uns darum und geben ab.“ Statt selbst zu suchen, kommen die Hinweise von allein: „Ich gucke morgens aufs Handy, oh ja, da gucke ich mal rein. Das ist entspannter, als sich selber hinzusetzen und in die Portale reinzugehen.“

Das Ergebnis

Die Suchzeit von früher rund einer halben Stunde täglich „hat sich mit Sicherheit halbiert, wenn nicht noch mehr, das hat sich auf ein Minimum reduziert“. Gleichzeitig ist das Spielfeld größer geworden: „Wir bespielen jetzt alle Bundesländer, vorher hatten wir vielleicht nur fünf, Hamburg und Umgebung.“ Und der Erfolg ist konkret: „Wir haben einen großen Auftrag bekommen, bei Hannover, eine Feuerwehrgeschichte. Die haben wir gleich mit der ersten Angebotsabgabe mit dem ersten Zuschlag bekommen.“ Für ein Büro dieser Größe ist das entscheidend: „Wenn wir so ein Projekt einmal im Jahr bekommen, ist das für ein kleines Büro schon wirtschaftlich und auskömmlich, dann haben sich auch die Kosten wieder reingespielt.“ Dazu kommt ein neuer Weg zu größeren Projekten: „Wir haben mehrere Ingenieurbüros und Kollegen, mit denen wir uns gemeinsam auf interessante und auch größere Projekte bewerben, wo man im Einzelnen sonst nicht rangekommen wäre.“

Die Ergebnisse im Überblick:

• Über 200 Vergabeportale im Zugriff statt vier bis fünf abonnierter Plattformen
• Suchzeit mindestens halbiert, Hinweise kommen automatisch bis aufs Handy
• Alle Bundesländer im Blick statt nur Hamburg und Umgebung
• Großer Feuerwehr-Auftrag bei Hannover, gewonnen mit der ersten Angebotsabgabe

Fazit und Empfehlung

Sein Urteil fällt eindeutig aus: „Was VgV-Verfahren oder Bewerbungsverfahren betrifft, ist Leto nicht zu toppen. Es gibt nichts Vergleichbares.“ Wem er Leto empfiehlt? „Jedem Ingenieur oder Kollegen, mache ich auch immer: Geh da mal rauf, schau dir das an, das ist wirklich mega.“ Und für alle, die noch zögern: „Ich würde sagen, er ist dumm, wer das nicht macht. Weil die Kosten, die er woanders raushaut, kann er da genauso ausgeben und hat einen riesigen Mehrwert.“ Leto in einem Wort? „Mega!“