Ein Zehntel der Zeit für die Ausschreibungssuche

Überblick

Haufellner Planung | Engineering ist ein kleines Planungsbüro aus Niederbayern mit Schwerpunkten in Elektro, Heizung, Lüftung, Sanitär und Energieberatung. Rebecca Marchner sorgt im Büro dafür, dass die Kolleginnen und Kollegen mit Projekten versorgt werden, vor allem im öffentlichen Bereich. Als sich das Büro entschied, stärker auf öffentliche Ausschreibungen zu setzen, stieß sie schnell auf das Grundproblem des Marktes: Er ist unnötig kompliziert. Über eine Empfehlung kam sie zu Leto, und der Einstieg gelang praktisch von selbst.

Der alte Prozess

Der Gedanke hinter einer Ausschreibungssuche ist eigentlich simpel: ein Gewerk, ein Umkreis, passende Verfahren. In der Praxis scheiterte genau das an der Zersplitterung der Plattformen. Rebecca Marchner erinnert sich: „Jede Plattform ist anders aufgebaut, überall ein eigener Login, ein eigenes Passwort, die Anmeldestruktur ist unübersichtlich. Auf den ersten Blick denkst du, das kostet alles, dabei kostet es gar nichts. Das war einfach nervig.“

Dazu kam, dass die Suche über Orte lief, die man kennen musste, und das wird bei einem Umkreis von hundert Kilometern über ganz Niederbayern schnell unübersichtlich: „Ich habe einfach nicht verstanden, warum das so kompliziert sein muss. Diese ganze Struktur mit so vielen Plattformen, obwohl es im Grunde überall um dasselbe geht.“

Der Einstieg mit Leto

Empfohlen wurde Leto von einem befreundeten Planungsbüro. Was Rebecca am meisten suchte, war ein einziger sauberer Weg, ihre Schwerpunkte abzubilden: „Ich wollte ein Suchprofil anlegen, mit einem Umkreis, über den ich relativ genau unsere Schwerpunkte herausziehen kann.“

Genau das funktionierte sofort. Den Aha-Moment hatte sie schon beim allerersten Suchfilter: „Das war gleich am Anfang, als ich den ersten Suchfilter angelegt habe. An jedem Standort haben wir ein anderes Gewerk, Elektro, HLS, Energieberatung, und ich habe für jedes den Suchradius gelegt. In den ersten fünf Minuten kamen schon die ersten Ergebnisse.“

Anders als bei klassischen Portalen erlebte sie Leto dabei nicht als weitere Hürde, sondern als Wegweiser: „Ich muss nicht mehr den großen Aufwand betreiben, eine Ausschreibung überhaupt zu finden. Ich habe einen direkten Wegweiser, der mich zu der Ausschreibung hinführt.“

Die KI-Analyse

Im Alltag ist daraus ein schlanker, fester Prozess geworden. Rebecca sortiert vor, das Team entscheidet gemeinsam. „Ich schaue ein bis zwei Mal die Woche rein, klicke durch, verfolgen oder ablehnen. Freitags habe ich meinen festen Block, von sieben bis halb neun, in dem ich die Verfahren durchschaue.“

Besonders überrascht hat sie dabei nicht die Suche selbst, sondern die Organisation dahinter, also der jederzeit sichtbare Stand jedes Verfahrens: „Was mich am meisten überzeugt hat, ist dieser Filter, in welcher Phase man sich gerade befindet. Der Fortschritt, ob man abgelehnt wurde, dass man da einen Überblick hat.“

Das Ergebnis

Weil Rebecca ohne Vorerfahrung gestartet ist, macht sie den Effekt bewusst nicht an Bewerbungszahlen fest, sondern am Zeitaufwand, und der ist drastisch gesunken: „Ich würde sagen, es ist ungefähr ein Zehntel der Zeit, die ich sonst gebraucht hätte. Selbst wenn man Übung mit den anderen Plattformen hat, müsste man jedes Profil anlegen, wiederfinden und einzeln durchklicken.“

Noch wichtiger als die Minuten ist der Effekt auf die Haltung des ganzen Teams. Leto hat die Hürde genommen, mit der öffentliche Vergaben für Einsteiger oft verbunden sind: „Leto hat uns ein bisschen die Tür aufgemacht, und wir sind alle ein bisschen mutiger geworden, uns auf öffentliche Ausschreibungen zu bewerben. Man sieht schnell, was bei uns in der Region ausgeschrieben ist, und das nimmt die Hürde.“

Die Ergebnisse im Überblick:

• Zeitbedarf für die Suche: rund ein Zehntel im Vergleich zu vorher
• Wochenprozess: ein fester Freitags-Slot statt verstreuter Suche
• Viele Einzelplattformen durch ein einziges Suchprofil ersetzt

Fazit und Empfehlung

Für Rebecca ist die Empfehlung eindeutig, gerade für junge Planungsbüros, die in öffentliche Ausschreibungen einsteigen wollen: „Wer an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen will, für den führt da kein Weg vorbei. Es spart im Verhältnis zur Suche so viel Zeit, dass es sich einfach lohnt. Ich verstehe es eher andersherum nicht, warum man es dann nicht nehmen sollte.“ Ihre kürzeste Beschreibung von Leto?

„Eine Suchmaschine für Ausschreibungen, mit Ergebnis. Ein Wegweiser, der dich direkt zur passenden Ausschreibung führt.“Rebecca Marchner