Zwei bis drei Stunden weniger pro Woche, doppelt so viele Verfahren

Überblick

Planungsbüro TK ist ein TGA-Planungsbüro für Elektrotechnik aus Bielefeld mit rund zehn Mitarbeitern, geführt von Tobias Kölling. Das Büro ist in Industrie, Gewerbe, Hotellerie, Parkhäusern und im öffentlichen Bereich unterwegs. Vor Leto lief die Auftragssuche händisch über die Plattformen der einzelnen Vergabestellen, mit dem ständigen Gefühl, nur einen Ausschnitt zu sehen. Seit gut einem halben Jahr arbeitet das Büro mit Leto, der erste Kontakt entstand über eine ungewöhnliche Verkettung von Zufällen.

Der alte Prozess

Die Suche war ein zähes, händisches Geschäft, das schnell viel Zeit verschlang. Tobias Kölling erinnert sich: „Wenn man da reingegangen ist, war ganz schnell eine Stunde weg. Über die Woche sind da bestimmt fünf bis sechs Stunden zusammengekommen.“

Am meisten frustrierte ihn aber nicht die Zeit an sich, sondern der Moment, in dem sich nach der ganzen Arbeit ein Projekt als unmöglich herausstellte: „Du guckst, das könnte interessant sein, klickst dich durch alle Unterlagen, und kommst erst dann an den Punkt: nett, aber die Referenzen haben wir nicht. Dann war das Projekt raus.“

Dazu kam die Sorge, bei nur temporärem Blick auf einzelne Plattformen schlicht etwas zu übersehen: „Ich will gar nicht ausschließen, dass wir einige passende Ausschreibungen gar nicht wahrgenommen haben. Man hat die Mail mal eben weggeklickt, und dann war sie dahin.“

Der Einstieg mit Leto

Der erste Kontakt ist eine Geschichte für sich. Tobias stieß über eine Stellenanzeige eines Fachkollegen auf den Namen Leto, und kurz darauf meldete sich der Vertrieb: „Das war eine witzige Geschichte. Ich habe bei einem Fachkollegen in einer Stellenanzeige gelesen, dass dort mit Leto gearbeitet wird. Ich habe gegoogelt, euch gefunden, und ein paar Tage später hat mich tatsächlich ein Vertriebskollege von euch angerufen. Da dachte ich, das gibt es ja nicht.“

Im Kurztermin konnte er alle Fragen direkt loswerden, und ausgerechnet sein größter Schmerzpunkt aus dem alten Prozess wurde dabei aufgelöst: „Meine größten Bauchschmerzen, das Thema Referenzen, konnten direkt genommen werden. Da habe ich gesagt: cool, das passt.“ Wie bei jedem neuen Tool blieb anfangs eine gesunde Skepsis, ob sich der Invest wirklich rechnet: „Funktioniert das wirklich, spart das am Ende Zeit, siehst du mehr? Das fragt man sich schon. Es ist ja auch erstmal ein Invest.“

Die KI-Analyse

Überzeugt hat am Ende, dass wirklich alles an einem Ort zusammenläuft. Aus der Skepsis wurde ein fester Rhythmus, und das Büro buchte direkt für ein Jahr. „Mir hat einfach gefallen, dass man alles auf einen Blick hat. Du siehst das Projekt, die Herstellkosten, wie weit es vom Standort weg ist, und kannst gleich passend einfiltern, wie weit du bereit bist zu fahren. Dann klickst du nur noch drauf.“

Den klaren Gamechanger benennt er ohne Zögern, es ist genau die Funktion, die früher der größte Frustfaktor war: „Das Referenzmatching ist für mich absolut der Gamechanger.“ Heute ist die Suche kein eingeplanter Block mehr, sondern ein kurzer Routinegriff zwei bis drei Mal die Woche: „Ich gucke alle zwei, drei Tage rein, klicke einmal durch, eine halbe Stunde, wenn ich sie überhaupt brauche. Ich habe alles auf einen Blick und keinen Verlust mehr dadurch, dass ich mich erst irgendwo anmelden und durch alle Referenzen lesen muss.“

Das Ergebnis

Die Bilanz nach einem halben Jahr ist für Tobias eindeutig, sowohl bei der Zeit als auch bei der Zahl der Verfahren: „Auf jeden Fall so zwei, drei Stunden die Woche, definitiv. Und bei den Ausschreibungen würde ich fast sagen, wir nehmen mittlerweile an doppelt so vielen teil.“

Mindestens genauso wichtig ist das veränderte Tagesgefühl, die Gewissheit, nichts mehr zu verpassen: „Es ist einfach ein gutes Gefühl, dass du weißt, du hast nichts verpasst. Du siehst, da sind acht oder zehn neue Ergebnisse, und weißt, du hast alles mitbekommen.“ Auf einen Aspekt heruntergebrochen bleibt für ihn die Zeit der größte Hebel: „Es hält sich fast die Waage, aber wenn ich es auf einen Aspekt runterbreche, ist es die Zeit.“

Die Ergebnisse im Überblick:

• Zeitersparnis: 2 bis 3 Stunden pro Woche
• Ausschreibungen: rund doppelt so viele Verfahren wie zuvor
• Referenzcheck: in Sekunden auf einen Blick statt nach stundenlanger Lektüre

Fazit und Empfehlung

Für wen Leto sinnvoll ist, fasst Tobias klar zusammen: „Für alle Architekten, Tragwerksplaner und Planungsbüros, die sich für öffentliche Vergabeverfahren interessieren, ist es sinnvoll. Wer sich dafür gar nicht interessiert, braucht es auch nicht.“ Sein Rat an alle, die noch zögern: „Buch dir einen Termin, guck es dir an, teste es einmal und finde für dich den Mehrwert heraus.“ Und Leto in einem Satz, so wie er es einem befreundeten Kollegen erklären würde?

„Wenn man sich für öffentliche Ausschreibungen interessiert, ist Leto ein super Tool, wo alles auf einen Blick ersichtlich ist. Ein echtes Arbeitstool und eine wirkliche Hilfe.“Tobias Kölling