Von 90 Minuten auf 3 Minuten pro Ausschreibung

Überblick

TGA Hanseatec ist ein Ingenieurbüro für Gebäudetechnik über alle Gewerke, gegründet 2016 von Jan Feimann und mit zehn Mitarbeitern am Markt. Das Büro arbeitet seit Jahren fast ausschließlich für die öffentliche Hand. Vor Leto lief die Suche klassisch über die regionalen Vergabemarktplätze, mit dem Nachteil, dass die Bewertung jeder einzelnen Ausschreibung viel Zeit kostete und immer nur ein kleiner Ausschnitt des Marktes sichtbar war. Die Wende kam ausgerechnet über einen Kaltakquise-Anruf.

Der alte Prozess

Vor Leto folgte die Ausschreibungssuche einem festen, aber zähen Muster: Filter auf der regionalen Vergabeplattform setzen, Benachrichtigungen abwarten, auf jede interessante Ausschreibung springen und sich durch die komplette Dokumentenlage arbeiten. Jan Feimann beschreibt es so: „Klassisch über den Vergabemarktplatz NRW. Du setzt deine Filter, bekommst eine Benachrichtigung, springst drauf, lädst dir tausende Dokumente herunter und schaust dann erst, ist das was für uns oder nicht.“

Genau dieses Durchforsten war der größte Zeitfresser, besonders in einem kleinen Büro, in dem die Akquise nebenher laufen muss: „Wir sind ein kleines Büro mit zehn Mitarbeitern, ich bin als Geschäftsführer ganz normal operativ tätig. Akquise muss nebenbei laufen, und genau das Bewerten, ob etwas interessant ist oder nicht, hat extrem viel Zeit gefressen.“ Dazu kam, dass jede Plattform nur einen kleinen Teil des Marktes zeigte, während es in Deutschland hunderte davon gibt.

Der Einstieg mit Leto

Aufmerksam wurde Jan über einen Anruf, eine von hunderten Kaltakquisen im Jahr, die er sonst meist sofort abbricht: „Ich bekomme hunderte solcher Anrufe im Jahr und sage in der Regel ab, bevor die Leute überhaupt anfangen zu reden, weil ich dafür keine Zeit habe. Aber das hier hat mich relativ schnell gecatcht.“

Schon im ersten Gespräch war für ihn klar, was die Plattform leistet, und die beiden entscheidenden Faktoren, Zeit und Reichweite, überzeugten sofort: „Nach zehn Minuten Telefonat wusste ich, was die Plattform kann, weil es einfach zu erklären ist. Was ich aus dem ersten Anruf erwartet habe, hat Leto dann auch erfüllt.“

Auch das Aufsetzen war für ein Büro, das die Vergabemarktplätze gewohnt ist, keine Hürde: „Wenn man die Vergabemarktplätze gewohnt ist, kann es nur besser werden. Das Aufsetzen ist wie eine E-Mail-Adresse anlegen. Die Hauptfunktion hast du nach fünf Minuten raus.“

Die KI-Analyse

Der eigentliche Mehrwert zeigt sich im Alltag, wenn aus anderthalb Stunden Prüfung plötzlich drei Minuten werden. Jan und sein Vater, der die technische Seite verantwortet, haben gemeinsam einen Filter erstellt und ziehen sich pro Verfahren die Zusammenfassung von Leto. „Für eine Ausschreibung, die aus der Überschrift interessant klang, habe ich vorher anderthalb Stunden gebraucht, um zu entscheiden, ob sie passt. Heute brauche ich dafür drei Minuten.“

Damit verschiebt sich nicht nur die Geschwindigkeit, sondern vor allem die Menge an Projekten, die das Büro überhaupt sichten kann: „In derselben Zeit scanne ich jetzt 50 Projekte statt einem oder zwei. Die Auswahl ist einfach viel größer, und ich kann mir über alle Vergabeplattformen hinweg, ich sage das mal ketzerisch, die Filetstückchen heraussuchen.“

Das Ergebnis

Für Jan stehen zwei Hebel im Vordergrund: der Zeitgewinn durch die automatisierte Analyse und die Reichweite über den gesamten deutschen Vergabemarkt. „Punkt eins ist der Zeitgewinn durch die automatisierte Analyse, die Zusammenfassung mit Auftragswert, Umfang und geforderten Referenzen. Punkt zwei ist die große Reichweite, weil über eine Plattform alle Unterplattformen abgedeckt sind, die es in Deutschland gibt.“

Weil das Büro nicht örtlich gebunden ist, zahlt diese Reichweite direkt auf neue Chancen ein, von Aufträgen im Norden bis in den Süden Deutschlands. Und der Effekt auf den Arbeitsalltag ist konkret: Die Ausschreibungssuche ist kein fest eingeplanter Block mehr, sondern lässt sich zwischendurch erledigen. „Früher musste ich mir dafür Zeit einblocken, aktiv auf die Plattform gehen, Dokumente herunterladen, durchlesen, filtern. Heute kann ich das mehr oder weniger zwischendurch machen, hier und da mal.“

Die Ergebnisse im Überblick:

• Prüfzeit pro Ausschreibung: von 90 Minuten auf 3 Minuten
• Gescannte Projekte: 50 statt 1 bis 2 in derselben Zeit
• Über hundert Vergabeplattformen durch eine einzige Plattform ersetzt

Fazit und Empfehlung

Jan hat Leto bereits weiterempfohlen, und zwar allen, die für die öffentliche Hand arbeiten wollen: „Allen Dienstleistungsunternehmen, die für die öffentliche Hand arbeiten wollen. Wer schon an öffentlichen Ausschreibungen teilgenommen hat, dem sagst du einfach: Pass auf, du sparst dir so viel Zeit. Mach es, probier es aus.“ Und Leto in einem Wort?

„Vereinfachung.“Jan Feimann