XVergabe

XVergabe ist ein deutscher IT-Standard für die elektronische Vergabe. Er beschreibt, wie die Software eines Bieters und die Vergabeplattform eines öffentlichen Auftraggebers Daten austauschen. Ziel ist, dass Unternehmen nicht für jede Plattform ein eigenes Programm benötigen, sondern mit einer einzigen Anwendung Unterlagen abrufen, Nachrichten austauschen und Angebote einreichen können. Die Schreibweise „X-Vergabe“ meint dasselbe.

Hintergrund: viele Plattformen, viele Bietertools

In Deutschland gibt es keine zentrale Vergabeplattform. Bund, Länder und Kommunen nutzen unterschiedliche Systeme, die jeweils eine eigene Registrierung, eine eigene Bedienlogik und häufig ein eigenes Bietertool mitbringen. Wer sich bundesweit um Aufträge bewirbt, muss deshalb mehrere Programme parallel beherrschen. Um das zu ändern, wurde Ende 2007 das Projekt XVergabe gestartet. Die Projektverantwortung lag beim Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern und beim Land Nordrhein-Westfalen.

Was der Standard regelt

Kern von XVergabe ist die technische Spezifikation einer Kommunikationsschnittstelle zwischen Bieterclient und Vergabeplattform. Sie soll die wichtigsten Schritte der Bieterseite plattformübergreifend abbilden:

• Abruf der Vergabeunterlagen
• Kommunikation im Verfahren, etwa Bieterfragen und Antworten
• Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten

Der Standard beschreibt nur die Schnittstelle. Er ist selbst keine Plattform und keine Software.

Rechtliche Verankerung

Der IT-Planungsrat, das gemeinsame Steuerungsgremium von Bund und Ländern für die Verwaltungs-IT, hat XVergabe im Jahr 2015 als nationalen Interoperabilitätsstandard beschlossen. Im Vergaberecht knüpft § 10 Abs. 2 VgV daran an: Die elektronischen Mittel, die der Auftraggeber für den Empfang von Angeboten und Teilnahmeanträgen verwendet, müssen über eine einheitliche Datenaustauschschnittstelle verfügen. Dabei sind die jeweils geltenden Interoperabilitäts- und Sicherheitsstandards des IT-Planungsrats zu verwenden. Die UVgO verweist für Vergaben unterhalb der Schwellenwerte auf diese Anforderungen.

Stand der Umsetzung

In der Praxis hat sich XVergabe bislang nicht flächendeckend durchgesetzt. Ein Bieterclient, der mit allen deutschen Vergabeplattformen funktioniert, hat sich nicht etabliert. 2019 setzte der IT-Planungsrat die bisherige Arbeitsstruktur des Standards aus und kündigte eine Neuausrichtung an. Die Standardisierung hat sich seitdem stärker auf die Bekanntmachungsdaten verlagert: Mit den elektronischen Standardformularen (eForms) und dem Bekanntmachungsservice des Datenservice Öffentlicher Einkauf werden Bekanntmachungen heute einheitlich strukturiert, EU-weite Bekanntmachungen werden darüber an TED übermittelt. Die Angebotsabgabe läuft dagegen weiterhin über die jeweilige Plattform des Auftraggebers.

Abgrenzung zu verwandten Standards

• GAEB: Standard für den Austausch von Bauinformationen, vor allem von Leistungsverzeichnissen und Angebotspreisen. GAEB betrifft den Inhalt eines Angebots, XVergabe den Übertragungsweg.
• eForms: EU-weit vorgegebene Datenstruktur für Bekanntmachungen.
• XRechnung: Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, also für die Phase nach dem Zuschlag.

Bedeutung für Bieter

Für Unternehmen ändert der Standard im Alltag bisher wenig. Wer an Ausschreibungen teilnimmt, sollte sich weiterhin auf jeder relevanten Plattform registrieren, das jeweilige Bietertool rechtzeitig testen und die Formvorgaben des Auftraggebers prüfen. Wird eine qualifizierte elektronische Signatur verlangt, muss auch diese technisch vorbereitet sein. Angebote sollten nicht erst kurz vor Ablauf der Angebotsfrist hochgeladen werden, denn technische Probleme auf der eigenen Seite gehen zulasten des Bieters.

Praxisbeispiel

Ein Ingenieurbüro für technische Gebäudeausrüstung bewirbt sich um Aufträge in vier Bundesländern. Die Ausschreibungen laufen über fünf verschiedene Plattformen mit drei unterschiedlichen Bietertools. Das Büro pflegt für jede Plattform eigene Zugangsdaten, hält die Programme aktuell und testet vor jeder Abgabe den Upload. Genau diesen Aufwand sollte XVergabe verringern. Solange der Standard nicht überall umgesetzt ist, bleibt er Teil der Angebotsvorbereitung.

Unterstützung durch Leto AI

Leto AI durchsucht täglich die Vergabeplattformen und prüft den Text jeder Ausschreibung gegen das Suchprofil des Unternehmens. Planungsbüros, Handwerksbetriebe und Bauunternehmen sehen passende Ausschreibungen so an einem Ort und müssen nicht jedes Portal einzeln durchsuchen. Die Abgabe des Angebots erfolgt weiterhin auf der Plattform des Auftraggebers.