Projektant

Als Projektant wird im Vergaberecht ein Unternehmen bezeichnet, das den öffentlichen Auftraggeber bei der Vorbereitung eines Vergabeverfahrens beraten oder unterstützt hat und sich anschließend selbst um den Auftrag bewirbt. Man spricht auch von einem vorbefassten Unternehmen. Das Problem liegt im möglichen Wissensvorsprung: Wer die Aufgabe schon kennt oder die Unterlagen mitgestaltet hat, kann gegenüber anderen Bietern im Vorteil sein.

Typische Fälle der Vorbefassung

• Ein Planungsbüro erstellt eine Machbarkeitsstudie oder Vorplanung und bewirbt sich später um die weiteren Planungsleistungen.
• Ein Büro verfasst das Leistungsverzeichnis, ein mit ihm verbundenes Unternehmen gibt ein Angebot für die Ausführung ab.
• Ein Unternehmen hat den Auftraggeber in einer Markterkundung intensiv beraten und technische Vorgaben mitgeprägt.
• Ein Berater hat die Bedarfsermittlung oder die Kostenschätzung erarbeitet.

Nicht jede Vorarbeit führt zu einem Vorteil. Entscheidend ist, ob daraus ein Informationsvorsprung entsteht oder ob die Vergabeunterlagen auf das Unternehmen zugeschnitten sein könnten.

Rechtliche Grundlage

Oberhalb der EU-Schwellenwerte regelt § 7 VgV die Mitwirkung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens. Danach muss der Auftraggeber angemessene Maßnahmen ergreifen, damit der Wettbewerb durch die Teilnahme des vorbefassten Unternehmens nicht verzerrt wird. Für Bauleistungen enthält die VOB/A eine entsprechende Regelung, unterhalb der Schwellenwerte § 5 UVgO. Ein Ausschluss ist nur als letztes Mittel vorgesehen: Nach § 124 Abs. 1 Nr. 6 GWB kann ein Unternehmen ausgeschlossen werden, wenn die Wettbewerbsverzerrung nicht durch weniger einschneidende Maßnahmen beseitigt werden kann. Zuvor muss es Gelegenheit erhalten nachzuweisen, dass seine Beteiligung den Wettbewerb nicht verzerrt.

Kein automatischer Ausschluss

Der Europäische Gerichtshof hat schon 2005 in der Entscheidung „Fabricom“ klargestellt, dass vorbefasste Unternehmen nicht pauschal ausgeschlossen werden dürfen. Sie müssen die Möglichkeit haben zu zeigen, dass ihre Vorarbeit den Wettbewerb im konkreten Fall nicht beeinträchtigt. Das deutsche Vergaberecht hat diesen Grundsatz übernommen. Für Auftraggeber bedeutet das: Sie müssen den Einzelfall prüfen und zuerst versuchen, den Vorsprung auszugleichen.

Wie der Auftraggeber den Vorsprung ausgleicht

• Informationen offenlegen: Alle Unterlagen und Ergebnisse, die bei der Vorbereitung entstanden oder ausgetauscht wurden, werden allen Bietern zur Verfügung gestellt.
• Angemessene Fristen setzen: Die anderen Unternehmen erhalten genug Zeit, um den Wissensstand aufzuholen.
• Neutral ausschreiben: Leistungsbeschreibung und Zuschlagskriterien dürfen nicht auf ein Unternehmen zugeschnitten sein.
• Dokumentieren: Die Vorbefassung und die ergriffenen Maßnahmen werden in der Vergabeakte festgehalten.

Bedeutung für Planungsbüros

Für Planer ist die Projektantenproblematik Alltag. Planungsleistungen werden häufig stufenweise vergeben, und wer die frühen Leistungsphasen bearbeitet hat, möchte in der Regel auch die folgenden übernehmen. Das ist zulässig, solange der Auftraggeber die Ergebnisse der Vorarbeit allen Bewerbern zugänglich macht. Kritischer ist der Wechsel auf die Ausführungsseite: Hat ein Büro die Ausschreibung für Bauleistungen vorbereitet, ist die Beteiligung eines wirtschaftlich verbundenen Bauunternehmens besonders sorgfältig zu prüfen.

Tipps für vorbefasste Unternehmen und Wettbewerber

• Die eigene Vorbefassung im Teilnahmeantrag oder Angebot offen ansprechen.
• Dem Auftraggeber alle Arbeitsergebnisse vollständig übergeben, damit er sie weitergeben kann.
• Festhalten, welche Informationen man tatsächlich erhalten hat und welche nicht.
• Bei verbundenen Unternehmen darlegen, wie der Informationsfluss getrennt wurde.
• Als Wettbewerber einen vermuteten Vorteil rechtzeitig mit einer Rüge geltend machen.

Praxisbeispiel

Ein Architekturbüro hat für eine Gemeinde eine Machbarkeitsstudie zur Erweiterung einer Grundschule erstellt. Die Gemeinde schreibt danach die Objektplanung aus. Sie stellt die Studie mit allen Anlagen in die Vergabeunterlagen ein, verlängert die Frist für die Teilnahmeanträge und dokumentiert beides in der Vergabeakte. Das Büro darf sich bewerben, weil sein Vorsprung ausgeglichen wurde.

Unterstützung durch Leto AI

Mit Leto AI lassen sich Fragen direkt an die Vergabeunterlagen stellen, die Antwort verweist auf die Stelle im Originaldokument. Bieter erkennen so schneller, welche Vorarbeiten es zu einem Projekt gibt und ob die zugehörigen Unterlagen vollständig bereitgestellt wurden. Passende Ausschreibungen findet Leto AI täglich auf den Vergabeplattformen.